Aviso de privacidad

Versión del 4 de noviembre de 2026. Si cambia, se lo avisaremos.

Defijo es un programa para emitir comprobantes electrónicos ante el Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Este aviso le explica qué datos guardamos, para qué, quién más los ve y cómo ejercer sus derechos, según la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales. Vale también si solo nos escribe para pedir ayuda, sin tener cuenta.

Quién es responsable

La base de datos de Defijo es responsabilidad de BELUMIS SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA. Para cualquier consulta sobre sus datos escriba a christian.ramirez@trybotix.com.

Qué datos guardamos

Su cuenta: correo, contraseña (guardada de forma que nadie puede leerla) y la fecha en que aceptó este aviso.
Su negocio: nombre, cédula, actividad económica, correo, teléfono, dirección, sucursal y, si los agrega, logo, cuentas bancarias, SINPE Móvil y el mensaje de sus correos.
Su acceso a Hacienda: la llave criptográfica (.p12), su PIN y el usuario y la contraseña de Tico Factura. Se guardan cifrados y solo se usan para firmar y enviar sus comprobantes.
Sus clientes y proveedores: nombre, cédula, correo, dirección y condiciones de pago que usted escribe o que vienen en las facturas que sube.
Sus comprobantes: las facturas, tiquetes y notas que prepara y emite, las respuestas de Hacienda, los PDF y las facturas de proveedores que registra.
Su plan: el estado de su plan y de sus cobros, sus recargas de facturas y su saldo, y la marca y los últimos cuatro dígitos de su tarjeta. El número completo de la tarjeta lo recibe el procesador de pagos, no Defijo.
Lo que le escribe a Defijo, si conversa con él o le pide ayuda, y los archivos que le adjunta. Lo que guardamos de la ayuda está en «Si pide ayuda a Defijo».
Registros técnicos: fechas de entrada, dirección IP y errores, para seguridad y para resolver fallas.
Para medir nuestros anuncios: al crear su cuenta, los identificadores que el píxel de Meta dejó en su navegador (o el del anuncio en el que hizo clic) y la dirección IP y el navegador desde los que la creó. Los borramos 120 días después. Se explica en «Anuncios y medición».

Para qué los usamos

Para crear su cuenta, escribirle si deja a medio camino la configuración de su negocio (a lo sumo dos correos por cada paso pendiente), preparar, firmar y enviar sus comprobantes a Hacienda, enviarlos por correo a sus clientes, registrar las facturas que usted recibe, preparar el cierre del mes, cobrar su plan, atender los mensajes que nos envía y responder lo que le pregunta a Defijo. Cuando nos pide ayuda, también para reconocerlo si nos escribe fuera de la app y para guardar un resumen del caso, que el equipo lee para corregir lo que falla y completar las guías. También para saber si nuestros anuncios traen personas que usan Defijo (ver «Anuncios y medición»). No vendemos sus datos, no usamos los de su negocio, sus clientes ni sus comprobantes para publicidad y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con ellos.

Qué es obligatorio y qué pasa si no los da

El correo y la contraseña son obligatorios para tener una cuenta. Los datos fiscales de su negocio y de sus clientes, y su llave de Hacienda, son obligatorios para emitir: Hacienda los exige en cada comprobante, y sin ellos Defijo no puede emitir. El teléfono, el logo, las cuentas bancarias, SINPE Móvil y conversar con Defijo son opcionales.

Quién más ve sus datos

Las personas que usted invita a su negocio, según el rol que les da.
El Ministerio de Hacienda, que recibe cada comprobante y cuyas consultas públicas usamos para completar nombres, actividades y códigos CABYS.
Sus clientes, que reciben por correo el comprobante que les emite.
Los proveedores con los que funciona Defijo, que guardan o procesan datos solo por encargo nuestro: el hospedaje, la base de datos y los archivos, el envío de correos, el correo del equipo de Defijo (donde llegan los mensajes que nos envía desde el chat), el procesador de pagos del plan y de las recargas (recibe el nombre y el identificador interno de su negocio, el correo de su cuenta y su tarjeta; en una recarga, también el teléfono y, si paga con SINPE Móvil, el número y la cédula con que paga, que usted escribe en su página) y, si conversa con Defijo o le adjunta un documento, el proveedor del modelo de lenguaje, siempre uno con un acuerdo de no conservar lo que usted escribe ni los archivos que adjunta. Si pide ayuda a Defijo, lo que escribe y lo que la ayuda lee de su negocio van a un proveedor del modelo de lenguaje que lo guarda hasta 30 días y no lo usa para entrenar modelos. Estos proveedores están fuera de Costa Rica, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar este aviso usted autoriza esa transferencia.
Si nos escribe por Instagram o Facebook, esa red, que tiene su propio aviso de privacidad y no actúa por encargo nuestro, y el proveedor de mensajería que recibe y envía esos mensajes por encargo nuestro. Está fuera de Costa Rica, como los demás proveedores, y guarda los mensajes mientras dure su propia retención.
Si usted conecta un agente de inteligencia artificial, como Claude o ChatGPT, el proveedor de ese agente. Lo que recibe se detalla en la sección «Si conecta un agente de inteligencia artificial».
Meta (Facebook e Instagram), para medir nuestros anuncios, salvo que usted se oponga. Lo que recibe se detalla en «Anuncios y medición». Meta está fuera de Costa Rica; al aceptar este aviso usted autoriza esa transferencia.

Los datos de sus clientes

Cuando usted escribe los datos de un cliente o proveedor, usted es quien los recopila y decide usarlos; Defijo los guarda y los trata solo para emitir y registrar sus comprobantes y, si usted los menciona en un mensaje que nos envía desde el chat, o si le pide ayuda a Defijo sobre sus documentos, para atender ese mensaje o esa pregunta. Hacienda exige esos datos en la factura electrónica.

Si pide ayuda a Defijo

Puede pedir ayuda a Defijo dentro de la app, en la caja de las páginas públicas (sin tener cuenta) o por mensaje directo a nuestro Instagram o Facebook. Le responde un programa de inteligencia artificial, que puede equivocarse, y a veces una persona de nuestro equipo. No es lo mismo que conectar un agente de inteligencia artificial, que se explica en la sección siguiente.

Qué guardamos: lo que usted escribe, lo que le respondemos, el canal por el que nos escribió y, si lo escribe, su correo.
Cómo sabemos quién es: dentro de la app, por su sesión. Fuera de la app, para hablar de su cuenta le enviamos un código de 6 dígitos al correo de la cuenta. El código vale 10 minutos, y quien lo escriba se trata como usted hasta 30 minutos después de su último mensaje: no lo comparta. Sin cuenta o sin el código, solo respondemos con lo que Defijo publica.
Qué lee de su negocio: solo el suyo, y solo para leer: su estado, sus documentos con los clientes y los montos, sus ventas y cobros, el cierre del mes, lo que Defijo prepara cada mes, las facturas recibidas y sus servicios. No emite ni cambia nada, y nunca lee su llave de Hacienda, su PIN, el usuario ni la contraseña de Tico Factura, ni su contraseña de Defijo. Lo que lee, y lo que usted escribe, va al proveedor del modelo de lenguaje, que lo guarda hasta 30 días y no lo usa para entrenar modelos.
El resumen del caso: cuando la conversación termina, un programa escribe un resumen corto (el tema, la causa y si se resolvió) que puede incluir lo que usted escribió.
Si no se resuelve: con su sí, enviamos al correo del equipo de Defijo su mensaje, su correo y, si tiene cuenta, el nombre de su negocio, si está en pruebas y el estado de su llave de Hacienda. Si le responde una persona de nuestro equipo, lo hace donde usted nos escribió: en la app o en la caja, y también por correo, al de su cuenta o al que usted nos dio; en Instagram o Facebook, en esa misma conversación.
Cuánto dura: los mensajes, 90 días. El resumen del caso y, si lo pidió, el mensaje al equipo con su correo, mientras su cuenta exista; si no tiene cuenta o no nos dijo quién es, 365 días después de que la conversación termina. Los códigos, un día. Al cerrar su cuenta se borran con el resto de sus datos. La copia que llega a nuestro correo la borramos si nos lo pide. El proveedor del modelo de lenguaje lo guarda hasta 30 días. Lo que guardan Instagram o Facebook y el proveedor de mensajería lo rige la retención de cada uno.

Si nos escribe sin tener cuenta, al enviar su mensaje usted autoriza que lo tratemos como aquí se describe, incluido su envío a proveedores fuera de Costa Rica. Para pedir que borremos una conversación, escriba a christian.ramirez@trybotix.com con el correo o la fecha de su mensaje.

Si conecta un agente de inteligencia artificial

Usted puede conectar a su negocio un agente de inteligencia artificial, como Claude o ChatGPT. Es opcional. Usted autoriza la conexión y elige el negocio al que se conecta.

Qué recibe el agente

El agente conectado puede leer todo lo de su negocio: no se puede elegir solo una parte. Cada respuesta trae lo que la pregunta necesita, y el agente puede pedir el resto. Según lo que usted le pida, pueden ser:

Su negocio: si puede emitir, en qué ambiente está (pruebas o producción), si su cuenta está inactiva, qué le falta configurar y cuántas facturas esperan su decisión. También su cédula, que va dentro de la clave de cada documento.
Sus clientes y proveedores: el nombre, la identificación y el correo. De cada cliente, también las copias de correo, las condiciones de venta habituales, la moneda habitual, la exoneración si la tiene, su última factura y lo que usted pidió guardar sobre él.
Sus documentos: las líneas, los montos, los impuestos, el estado, la respuesta de Hacienda, a quién se enviaron y el enlace para revisarlos.
Sus ventas y cobros: las ventas de un período, el cierre del mes y quién le debe.
Sus servicios, con su código CABYS y su precio, y las facturas que sus proveedores le emitieron.
Si nos escribe desde el chat, lo que muestra la tarjeta de su mensaje: el nombre de su negocio, si está en pruebas, el estado de su llave de Hacienda, el documento del que habla, desde qué agente escribe y el correo de su cuenta, al que le respondemos.

Esos datos van al proveedor del agente que usted eligió, y los rigen los términos y el aviso de privacidad de ese proveedor, no los de Defijo. Ese proveedor puede usar sus conversaciones para entrenar sus modelos: en ChatGPT Free, Plus y Pro viene encendido. Al conectar le explicamos cómo apagarlo, y usted marca que decide compartir con el agente los datos de sus clientes.

Si usa Defijo dentro de Claude o de ChatGPT, la tarjeta de Defijo muestra en esa conversación los mismos datos de la factura que el agente ya recibió (cliente, líneas y montos).

Qué nunca recibe

Defijo no le entrega al agente su llave de Hacienda (.p12), su PIN, el usuario ni la contraseña de Tico Factura, ni su contraseña de Defijo. Ninguna herramienta del agente los lee.

Qué guarda Defijo

De la conexión guardamos el nombre del agente, la persona que la autorizó, el negocio, los permisos que usted autorizó, la fecha en que la creó, la del último uso y, si la revoca, la fecha de la revocación. La solicitud de conexión guarda también la dirección IP desde la que llegó, para limitar abusos. Las llaves de acceso se guardan solo como huellas (hash), no en claro. También guardamos qué texto marcó al conectar, sobre los datos de sus clientes, y cuándo.

Guardamos además un registro de lo que hizo el agente con su negocio: qué herramienta usó, una línea que lo describe (con el texto que buscó, si buscó algo), qué tipo de datos llevaba la respuesta (por ejemplo nombre, cédula y correo, sin los datos mismos), cuántos registros, si funcionó y cuándo. Usted ve el registro de sus agentes en Conexiones y puede descargarlo; la persona dueña del negocio ve el de todo su equipo.

Defijo no recibe su conversación con el agente. Recibe lo que el agente le pasa a una herramienta, por ejemplo su pedido de una factura en sus palabras. Ese pedido se usa para preparar la factura y no se guarda. Según el proveedor, cada uso de una herramienta puede traer también algunos datos técnicos que este agrega, como el idioma, una ubicación aproximada o identificadores anónimos; Defijo no los usa ni los guarda. Lo que el agente prepara o crea (una factura preparada, un cliente, un servicio, una factura recibida) se guarda en su negocio igual que lo que usted escribe a mano, y en el historial de la factura queda anotado que lo pidió un agente conectado y para cuál persona. Si usted emite desde la tarjeta, queda el mismo recibo de aprobación que al emitir en la página, anotado como hecho desde el chat.

Si nos escribe desde el chat

Si usted le pide al agente escribirle al equipo de Defijo, el agente prepara una tarjeta con su mensaje, y nada se envía hasta que usted toca «Enviar a Defijo». Al enviarlo guardamos el mensaje y si es un problema o una sugerencia; los datos que la tarjeta le muestra (el nombre de su negocio, el estado de su llave de Hacienda, el documento del que habla y desde qué agente escribe); el correo de su cuenta; los identificadores de su cuenta, de su negocio y de la conexión; el ambiente de su negocio (pruebas o producción); y la fecha. Se lo enviamos por correo al equipo de Defijo, y ese correo agrega su rol en el negocio y si su cuenta está inactiva. Le respondemos al correo de su cuenta. No guardamos su conversación con el agente: solo el mensaje que la tarjeta le mostró.

Lo que nos envía se guarda mientras su cuenta exista, y al cerrarla lo borramos con el resto de sus datos, en los plazos de «Cuánto tiempo los guardamos». La copia que llega a nuestro correo la borramos si nos lo pide.

Cuánto dura

La llave de acceso del agente dura 1 hora y se renueva sola mientras el agente la siga usando. Si pasan 60 días sin que la use, deja de servir y hay que conectar de nuevo. Al revocar una conexión, sus llaves dejan de servir de inmediato. La conexión misma (agente, negocio, permisos y fechas) se guarda mientras su cuenta exista. Los registros técnicos de la conexión se borran solos cuando ya no sirven. El registro de lo que hizo el agente se guarda 12 meses y después se borra solo.

Cómo cortar el acceso

Usted revoca una conexión cuando quiera en Conexiones, y el acceso se corta de inmediato. Si cambia su contraseña, desconectamos a todos sus agentes. La persona dueña del negocio también puede revocar la conexión de cualquier persona de su equipo, sin sacarla del negocio. Más sobre cómo se conecta y qué puede hacer un agente: conector de Claude.

Anuncios y medición

Defijo se anuncia en Facebook e Instagram. Para saber qué anuncios traen personas que de verdad usan Defijo, y no solo visitas, usamos el píxel de Meta y su API de conversiones.

El píxel se carga solo en las páginas públicas: la portada, las guías, los códigos CABYS, el conector, crear cuenta, entrar, este aviso y los términos. Le dice a Meta qué página abrió, si tocó «Crear mi cuenta» o «Agregar a Claude» y, si crea una cuenta, que la creó. Nunca se carga en las páginas que ve con su sesión abierta, donde están sus comprobantes, sus clientes y sus montos.
La API de conversiones: cuando su cuenta avanza, Defijo se lo avisa a Meta desde su servidor, una sola vez por paso: creó la cuenta, creó su negocio, empezó sus días gratis, conectó un agente, Hacienda aceptó su primera factura en producción y se cobró por primera vez su plan (con el monto de ese cobro).

En cada aviso Meta recibe el nombre del paso y su fecha; su correo y el identificador de su cuenta convertidos en una huella (hash SHA-256) que no se puede leer de vuelta; los identificadores del píxel en su navegador; y la dirección IP y el navegador desde los que creó la cuenta. Nunca recibe sus comprobantes, sus clientes, los montos de sus facturas, su cédula ni la de sus clientes, ni el nombre de su negocio. Meta usa esos datos según su propia política de privacidad.

Cómo oponerse

Con el botón de abajo, este navegador deja de cargar el píxel; si crea su cuenta desde él, no guardamos esos identificadores y no le avisamos nada a Meta sobre ella. Si su navegador envía la señal Global Privacy Control, la tomamos como la misma decisión. Si ya tiene cuenta y no quiere que avisemos a Meta de sus pasos, escriba a christian.ramirez@trybotix.com y borramos esos datos.

Cómo los cuidamos

Toda conexión va cifrada. Su llave, su PIN y sus credenciales de Hacienda se guardan cifrados. Cada negocio solo ve sus propios datos, y cada persona solo lo que su rol permite. Si ocurriera un incidente que afecte sus datos, se lo avisaremos.

Cuánto tiempo los guardamos

Mientras su cuenta esté abierta. Los comprobantes emitidos no se borran ni se cambian desde la app: son registros fiscales, y la ley le pide a usted conservarlos. Lo único que los borra es el cierre de la cuenta, que funciona como sigue.

Si cierra su cuenta

La persona dueña de un negocio puede cerrar su cuenta. Desde que lo pide:

El negocio queda en solo lectura: puede seguir viendo y descargando todos sus documentos, y no puede emitir nada.
El plan se detiene.
Se desconectan sus conexiones con Claude y ChatGPT.

Durante dos meses, contados desde que lo pide, usted puede descargar sus documentos (las descargas del año y del mes) o cancelar el cierre. Ese plazo sigue la Resolución MH-DGT-RES-0027-2024, artículo 7, incisos b) y c).

Pasados los dos meses:

Lo que borramos: todos los datos del negocio, es decir, los documentos y las respuestas de Hacienda, los clientes, los servicios, los proveedores, las facturas recibidas, las conversaciones, las credenciales, los logos y los PDF. También borramos cada cuenta de usuario que no pertenezca a ningún otro negocio.
Los respaldos: guardamos respaldos diarios de la base de datos durante 8 días, así que lo borrado sale también de los respaldos a más tardar 8 días después.
Lo que conservamos: BELUMIS guarda las facturas que le emitió a usted por el plan, porque son sus propios documentos fiscales y la ley le exige conservarlos. Si su negocio usó sus 30 días gratis y usted cierra su cuenta, guardamos por 24 meses una huella de su cédula hecha con una clave secreta (no la cédula), solo para no dar esos días gratis otra vez a la misma cédula; después la borramos.
Los registros de nuestros proveedores: los de hospedaje y de correo guardan identificadores y correos mientras dure la retención propia de cada uno.

Sus derechos

Puede pedir, gratis, ver qué datos suyos tenemos, corregirlos, borrarlos o retirar su consentimiento, escribiendo a christian.ramirez@trybotix.com. Le respondemos en un plazo de cinco días hábiles. Si no queda conforme, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

Cookies

Usamos las cookies necesarias para mantener su sesión abierta, recordar el negocio que eligió y confirmar que el enlace que le enviamos para crear su cuenta o cambiar su contraseña se abre en el mismo navegador donde lo pidió (esta última dura un día). Si usa la caja de ayuda de las páginas públicas sin haber entrado, guardamos en su navegador una cookie propia con un código que identifica su conversación para que pueda retomarla, durante 30 días. Además, si llega a Defijo por un enlace que dice de dónde viene (por ejemplo, el que va al pie de una factura de Defijo, o uno de Facebook o Instagram), guardamos ese origen en una cookie propia durante 90 días; si crea una cuenta, lo anotamos junto a ella para saber qué nos trae personas nuevas. En las páginas públicas, el píxel de Meta guarda sus propias cookies (_fbp, y _fbc si llegó desde un anuncio), y Defijo guarda el identificador de ese clic en una cookie propia durante 90 días, para medir sus anuncios (ver «Anuncios y medición»). Si se opone, ninguna de estas se guarda y queda solo una cookie que recuerda su decisión durante un año.

Cambios a este aviso

Si cambia, se lo avisaremos antes de que aplique y le pediremos aceptarlo de nuevo cuando el cambio lo requiera.

Términos de uso